Leistungen
WEG- & Mietverwaltung
Allgemeine Verwaltung
- Übernahme, und Pflege der Verwaltungsunterlagen
- Einrichten, Überwachen, Pflegen und Führen von Objekt- und Eigentümerstammakten, sowie einer auf kaufmännischen Grundlagen basierenden Ablagenordnung
- Aufstellen eines Entwurfes zur Hausordnung
- Korrespondenz und Kommunikation mit Dritten wegen Betrieb, Verwaltung und Organisation des Verwaltungsobjektes
- Auskunftserteilung in allen, die Verwaltung betreffenden Fragen an die Frageberechtigten
- Abschluss, Änderung, Kündigung, Überwachung und Auswahl von Versicherungsverträgen und Versicherer für Sach- und Haftpflichtversicherungen
- Bearbeitung und Aufbereitung von Versicherungsfällen
- Durchführung der ordnungsgemäßen Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft
- Entgegennahme von Beschwerden und Schlichtungsbemühungen bei Streitigkeiten unter den Eigentümern und Nutzern
- Erteilung der eventuell erforderlichen Zustimmung zur Vermietung oder Verpachtung
- Maßnahmen treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind
- Kontrolle und Überwachung, dass Hausordnung und andere Gebrauchs- und Nutzungsregelungen eingehalten werden
- Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen an die Eigentümergemeinschaft, wobei in der Zustellung zum Ausdruck kommen muss, dass sie an die Eigentümergemeinschaft gerichtet ist
- Abwehr von Störungen und Schäden am gemeinschaftlichen Eigentum, soweit rechtlich möglich
- Übernahme von Porto-, Zustellungs- und Drucksachenkosten sowie Korrespondenz- und Telefonkosten, soweit vom Verwalter veranlasst und es sich nicht um Maßnahmen der Verwaltungszusatzleistungen handelt
Technische Verwaltung
- Maßnahmen für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums treffen bzw. veranlassen
- Sicherstellung und Überwachung der Ver- und Entsorgung des Verwaltungsobjekts
- Eventuelle erforderliche Notmaßnahmen zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums treffen und veranlassen
- Überwachung der Einhaltung von Sicherungs- und Lärmschutzbestimmungen
- Verhandlung mit Behörden und Lieferanten in allen Fragen, die mit den Betriebskosten in Zusammenhang stehen
- Mitwirkung bei der Durchführung von technischen Änderungen, die in Zusammenhang mit der Betriebskostenverteilung stehen
- Abgabe von Erklärungen und Zustimmung für Herstellung von Fernsprech- und Antennenanlagen sowie Energieversorgungseinrichtungen
- Einstellung, Entlassung und Überwachung von Hausmeistern und sonstigen Dienstkräften für die Eigentümergemeinschaft gemäß Bevollmächtigung
- Abschluss, Änderung, Kündigung und Überwachung der Einhaltung von Dienstleistungs- und Lieferantenverträgen sowie Wartungs-, Kauf- und Pflegeverträgen (wie z.B. Hausreinigung, Gartenpflege, Streugut etc.)
- Vierteljährlich, einmaliger Objektbesuch während der normalen Bürogeschäftszeiten zur Kontrolle des Betriebes
- Jährliche, einmalige Begehung des Verwaltungsobjektes zur Kontrolle und Feststellung eventuell erforderlicher, sichtbarer Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten am gemeinschaftlichen Eigentum mit Bedarfsfeststellung und Analyse notwendiger Arbeiten und Maßnahmen
- Mitwirkung bei der Vergabe, Durchführung und Überwachung von technischen Aufträgen gemäß Eigentümerbeschluss
- Vorbereitungsmaßnahmen zur Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung einschließlich fertigen einer Beschlussvorlage
- Pflege und Ergänzung technischer Unterlagen
- Pflege und Ergänzung der technischenErsatzteilkartei und der Handwerker- und Lieferantenkartei
- Kleinreparaturen ausführen lassen und Überwachen
- Vorbereitung und Zusammenstellung der notwendigen Informationen für die Eigentümer über Ihre Rechte und Pflichten bei Baumängeln am gemeinschaftlichen Eigentum. Beschlussfassung über die Verfolgung Ihrer Gewährleistungsansprüche
- Instandhaltung und Instandsetzung
- Laufende Überwachung des baulichen Zustandes (ggf. unter Hinzuziehung sachkundiger Dritter auf Rechnung des Hauseigentümers)
- Vergabe und Überwachung aller notwendigen Reparaturen unter Auswahl geeigneter Fachfirmen
- Abschluss von Wartungsverträgen und Vergabe von Wartungsarbeiten
- Vorausplanung periodischer Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
Kaufmännische Verwaltung
-
Mietverhältnisse
- Abschluss und Kündigung von Mietverträgen, einschließlich der Abnahme und Übernahme der Wohnungen
- Mietinkasso und Geltendmachung aller Ansprüche, die dem Auftraggeber aus den Mietverhältnissen zustehen
- Überwachung des Mietverhältnisses
- Führung der Mietkautionen
- Überprüfen von Mieterhöhungsmöglichkeiten
- Geltendmachung vertraglich vereinbarter Mieterhöhungen, soweit sich der Erhöhungsbetrag unmittelbar aus dem Mietvertrag ergibt
- Ermittlung der Heiz- und Warmwasserkosten nach der Heizkostenverordnung
- Abrechnung der Kosten mit den Mietern
- Gesamter mündlicher und schriftlicher Verkehr mit den Mietern
-
Zahlungsverkehr
- Pünktliche Bezahlung aller das Anwesen betreffenden Bewirtschaftungskosten und Annuitäten nach vorheriger Prüfung
-
Behörden
- Gesamter Verkehr mit den Behörden, soweit er die laufende Verwaltung des Anwesens betrifft
-
Versicherungen
- Prüfung des Versicherungsbedarfs
- Abschluss und Kündigung von Versicherungsverträgen für das Anwesen im Einvernehmen mit dem Hauseigentümer
- Abwicklung von Schadensfällen mit den Versicherungsgesellschaften und Dritten
-
Hilfskräfte
- Einstellung und Entlassung, Anweisung und Überwachung von Hilfskräften (Hausmeister, Reinigungskräften und dgl.)
-
Geräte und Heizmaterial
- Beschaffung der für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung erforderlichen Gebrauchsgegenstände (wie Geräte für Hausmeister) und Versorgungsgüter (wie Heizmaterial)
-
Hausbuchhaltung
- Erfassung aller Zahlungsvorgänge
- Erstellung einer Jahresabrechnung bis zum 31. Dezember des folgenden Jahres
-
Instandhaltungsrücklage
- Ansammlung und verzinsliche Anlage einer Instandhaltungsrücklage in Höhe von ca. ? % (n. Absprache) aus dem monatlichen Mietertrags-Soll
Buchführung & Abrechnungen
- Einrichtung und Unterhaltung einer auf kaufmännischen Grundlage basierenden Buchhaltung
- Gemeinschaftliche Gelder verwalten (laufendes Girokonto, Rücklagenkonto etc.), getrennt von Verwaltervermögen
- Lasten- und Kostenbeträge, Zins- und Tilgungsleistungen anfordern, in Empfang nehmen und abführen, soweit es sich um gemeinschaftliche Angelegenheiten der Eigentümer im Sinne der ordentlichen Verwaltung handelt
- Zahlungen und Leistungen der laufenden Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums bewirken und entgegennehmen
- Rechnungskontrolle soweit möglich und erforderlich
- Ansprüche der Eigentümergemeinschaft gegen einzelne Eigentümer oder sonstige Dritten gerichtlich und außerordentlich geltend machen und einen Rechtsanwalt mit der Durchführung beauftragen
- Jährliche Abrechnung erstellen und an jeden Eigentümer versenden, einschließlich der erforderlichen Beteiligung an der Erstellung der Heizkostenabrechnung ohne Kostenbeteiligung des Verwalters an den Ablese- und Abrechnungskosten der beauftragten Heizkosten - Verrechnungsfirma
- Gewährung von Einsicht in die Verwaltungsunterlagen ist jedem Eigentümer einmal jährlich für die Dauer von mindestens ½ Stunde nach vorheriger Terminvereinbarung, in den normalen Bürozeiten im Verwalterbüro zu gewähren
- Auslegung der Abrechnungs- und der übrigen, die gemeinschaftliche Verwaltung betreffenden Verwaltungsunterlagen, 1 Stunde vor Beginn der ordentlichen Eigentümerversammlung am Ort der Versammlung
- Jährliche Aufstellung eines Wirtschaftsplanes und Versand eines Exemplars an jeden Eigentümer
- Haus-/ Wohngeldveränderungen aus beschlossenen Wirtschaftsplänen aufgeben und durchzusetzen
Wohnungs- und Teileigentümerversammlungen
- Vorbereitung und Einberufung einer jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung
- Feststellung der Anwesenheit, des Stimmrechts, der Beschlussfähigkeit und der Vollmacht in der jährlich einmaligen ordentlichen Eigentümerversammlung, wenn nicht durch Mehrheitsbeschluss der Gemeinschaft ein anderer Versammlungsleiter gewählt wird
- Leitung der ordentlichen Eigentümerversammlung sowie Leitung der Abstimmung und Feststellung der Beschlussergebnisse. Sollte die Gemeinschaft der Eigentümer zu Beginn der ordentlichen Eigentümerversammlung jedoch einen anderen Versammlungsleiter bestimmen, so obliegen diese Rechte und Pflichten dem sodann gewählten Versammlungsleiter
- Beratung der Eigentümer in der ordentlichen Eigentümerversammlung sowie die Formulierung der Anträge und Beschlüsse
- Protokollführung in der ordentlichen Eigentümerversammlung, Fertigung der Niederschrift sowie Aufforderung und Überwachung der Unterschrift durch die Versammlung gewählten Berechtigten
- Versand jeweils einer Kopie der Niederschrift zur ordentlichen Eigentümerversammlung an jeden Eigentümer
- Sammlung der Niederschriften aller Eigentümerversammlungen
- Miet-, Pacht- und sonstige Raumkosten für das Versammlungslokal etc. sind nicht vom Verwalter, sondern von der Gemeinschaft der Eigentümer zu zahlen